Frases y consejos para tus reuniones de trabajo en inglés

Seguro que os ha pasado esto alguna vez. Llamada del jefe y avisa que hay una reunión con un cliente extranjero importante. La reunión será en inglés.

Hay una primera fase de pánico y remordimiento (¿porque no me puse en manos de un profesional de la formación de idiomas antes?). 

Después de la aceptación viene la urgencia en encontrar ayuda. Y, como ya no da tiempo a asistir a un curso de inglés para reuniones de negocios, buscamos por internet un manual de emergencia.

Bienvenido al manual de emergencia para tener una exitosa reunión de negocios en inglés.

Consejos previos

Si vas a tener una reunión de negocios en inglés, lo primero que tienes que solucionar es todo lo que puedas de lo siguiente:

• Formato /canal: averigua primero si la reunión es presencial, virtual, con video, sólo audio etc… Esto es importante, porque no se prepara ni se desarrolla de igual forma una reunión de negocios presencial que una virtual.
• Interlocutores: también es útil saber si la reunión de negocios en inglés va a ser con hablantes nativos (¿de dónde?) o internacionales (no nativos). Especialmente si tu nivel de inglés no es muy alto, en una reunión con nativos es aconsejable intentar que las conversaciones sean uno a uno y de frente. En reuniones con hablantes nativos de inglés evita los diálogos a tres y procura tener todas las referencias visuales posibles de tus interlocutores en la reunión. El “body Language” es tu amigo.
• Duración: esto lo puedes calcular previamente si tienes una agenda de la reunión. Calcula de antemano cuanto tiempo quieres invertir en cada tema de la agenda e intenta respetarlo (y que lo respeten). Si no lo calculas con antelación la reunión de negocios se podría alargar más de lo deseado y dará la sensación de que no la tenías bien controlada.
• Objetivo. Concéntrate en que quieres conseguir en la reunión e intenta no salirte de ese objetivo durante la misma. ¿Es una presentación, una negociación? ¿Se van a tomar decisiones? 
• Información: ¿Qué datos tienes que llevar? Haz los deberes y estúdialos cuanto antes. 
• Agenda. Es preferible saber con antelación los puntos (y en qué orden) a tratar en la reunión. Si no los hay te conviene crearlos y organizarlos para poder controlar lo que pasa en la misma.
• Prioriza: Separa lo importante de lo urgente.
• Management: ¿Quién va a liderar la reunión? 
• Tecnología. ¿vas a usar una pizarra, una pantalla…?
• English, English, English: Anticípate al vocabulario en inglés que vas a necesitar en la reunión y repásalo antes.

Es posible que no puedas resolver todo esto antes de la reunión, pero lo que puedas conseguir te ayudará a mejorar tus posibilidades de tener con éxito una reunión de negocios en inglés.

Obviamente, cuanto más vocabulario conozcas en inglés para reuniones de negocios, mejor.

A continuación, te ofrecemos la lista de expresiones en inglés más útiles en reuniones de negocios.

Para facilitar la digestión de tanta información las ordenamos en diferentes fases de la reunión de negocios.

1. Los Participantes

Los conceptos más útiles en inglés para temas relativos a los participantes en la reunión de negocios son:

Phrasal verbs:

• Bring in: Invitar a alguien a participar en la reunión. Ejemplo: «We should bring in the marketing team to get their perspective on this.» – Deberíamos traer al equipo de marketing para obtener su perspectiva sobre esto.
• Call in: pedir a alguien asisitir. Ejemplo: “My boss called me in for the meeting”. – Mi jefe me convocó para la reunion.

Más vocabulario útil:

• Attendees or participants : estas son las personas que asisten a la reunión para escuchar, aportar y colaborar en los temas en cuestión.
• Chair: moderar la reunión. El moderador es el chairman o facilitator. Ejemplo: “I really need the agenda because I am going to chair this meeting”. – Realmente necesito la agenda porque voy a presidir esta reunión.
• Guest speakers: dependiendo del propósito de la reunión, se puede invitar a oradores invitados para que brinden su experiencia o sus puntos de vista sobre un tema en particular.
• Observers or stakeholders:  estas son personas que pueden asistir a la reunión para observar o dar feedback, pero no son participantes activos en la discusión.
• Presenter or speaker: esta es la persona que hace una presentación o informe sobre un tema específico durante la reunión. 
• Recorder or minute-taker: esta persona es responsable de tomar notas y registrar las decisiones y acciones tomadas durante la reunión.
• Technical support staff: si la reunión se lleva a cabo virtualmente, el personal de soporte técnico puede estar presente para ayudar a solucionar cualquier problema técnico.

2. Agendando

Los conceptos más útiles en inglés para agendar, posponer o cancelar reuniones son:

Phrasal verbs:

• Bring /move forward: Adelantar. Ejemplo: “The meeting has been brought forward to this Thursday instead of next week.” – La reunión se ha adelantado a este jueves en lugar de la semana que viene
• Call off: Cancelar. Ejemplo: “Today’s meeting has been called off, and it will probably be rescheduled for next week.” – La reunión de hoy ha sido cancelada y probablemente será reprogramada para la próxima semana.
• Put off: atrasar. Ejemplo. “I can’t put this meeting off any longer. It’s due today.” – No puedo posponer esta reunión por más tiempo. Es para hoy.
• Set up: organizar. Ejemplo: “Let’s set up the next meeting for Monday.” – Programemos la próxima reunión para el lunes.
• Wind up: Terminar: Ejemplo. “I’d like to wind up the meeting by 12 o’clock.” – Me gustaría terminar la reunión a las 12 en punto.

Frases útiles:

• Agenda: ejemplo: «Could you send me the agenda for the meeting?» – ¿Podría enviarme la agenda de la reunión?»
• Availability: ejemplo: «What is your availability for the meeting?» – ¿Cuál es tu disponibilidad para la reunión?»
• Confirm: ejemplo: «Please confirm the meeting time and location.» – Por favor, confirma la hora y el lugar de la reunión.
• Fix a time/date: ejemplo: «Can we fix a time/date for the meeting?» – ¿Podemos fijar una hora/fecha para la reunión?
• Postpone: ejemplo: «I’m sorry, we need to postpone the meeting until next week.» – Lo siento, tenemos que posponer la reunión hasta la próxima semana.
• Request: ejemplo: «I would like to request a meeting with you to discuss the budget.» – Me gustaría solicitar una reunión con usted para discutir el presupuesto.
• Schedule / Arrange: ejemplo: «Let’s schedule a meeting for next week.» / «I need to arrange a meeting with the project team.» – Programemos una reunión para la próxima semana. / Necesito concertar una reunión con el equipo del proyecto.
• Reschedule: ejemplo: «Can we reschedule the meeting to next Friday?» – ¿Podemos reprogramar la reunión para el próximo viernes?»
• Venue: ejemplo: «Do you have a venue in mind for the meeting?» – ¿Tienes un lugar en mente para la reunión?»

3. Comenzando la reunión

Algunos consejos de lo que podemos decir al comenzar la reunión de negocios en inglés.

Frases útiles:

• Good morning/afternoon/evening, everyone. – Buenos días/tardes/noches, a todos.
• Hello, and welcome to today’s meeting. – Hola, y bienvenidos a la reunión de hoy.
• Thank you for joining me/us today. – Gracias por acompañarme/nos hoy.
• Thank you for taking the time to attend this meeting. – Gracias por tomarse el tiempo para asistir a esta reunión.
• Thank you for being here today. – Gracias por estar aqui hoy.
• Welcome, everyone. I’m glad you could make it. – Bienvenidos todos. Me alegro de que pudieran venir.
• I’d like to welcome everyone to this meeting. – Me gustaría dar la bienvenida a todos/as a esta reunión.
• It’s great to see everyone here. Let’s begin. – Es genial verlos a todos aquí. Vamos a empezar.
• Let’s get started. – Empecemos.
• First of all, let me introduce myself/myself and the topic of the meeting. – Antes que nada, permítanme presentarme y presentar el tema de la reunión.
• Shall we begin? – ¿empezamos?

4. Temas y contenido

Las frases más útiles en inglés para introducir, solicitar y tratar información en una reunión de negocios son:

Phrasal verbs:

• Bring up: Introducir un tema de discusión. Ejemplo: «Can I bring up a new idea for the project?»
• Break down: Analizar detalladamente un tema. Ejemplo: «Let’s break down the different components of the project and see where we can improve.»
• Follow up: Hacer seguimiento de algo que se discutió previamente. Ejemplo: «I’ll follow up with an email to confirm the next steps.»
• Go over: Revisar o repasar algo en detalle. Ejemplo: Can we go over the agenda? – ¿Podemos revisar la agenda?

• Hand out: Repartir. Ejemplo: “Now I’m going to hand out the folders with all the information included.”
• Hold off: Postergar una decisión o discusión. Ejemplo: «Let’s hold off on that topic until we have more information.»
• Iron out: resolver pequeños problemas. Ejemplo: “That is great, once we have ironed out the last few issues then we can send the contract to be signed.”
• Jot down: Escribir una nota rápida. Ejemplo: “I jotted down most of the details from the meeting to help me relate it to the team.”
• Look into: investigar, ver con más detalle. Ejemplo: “Sandra, I’d like you to look into this a bit further because I’m missing the whole story.
• Look up: Comprobar. Ejemplo: “Before we meet, I need to look up this month’s financial reports.”
• Pull up: sacar información. Ejemplo: “They disagreed about the quarter’s earnings, so her assistant pulled the numbers up during the meeting.”

Expresiones útiles:

• Could you elaborate on that? – ¿Podría explicar eso con más detalle?
• Does anyone have any comments or questions on the previous topic? – ¿Alguien tiene algún comentario o pregunta sobre el tema anterior?
• I’d like to add an item to the agenda. – Me gustaría agregar un tema a la agenda.
• I’d like to propose a solution/idea. – Me gustaría proponer una solución/idea.
• Let’s summarize what we’ve discussed so far. – Resumamos lo que hemos discutido hasta ahora.
• Moving on to the next item on the agenda. – Pasando al siguiente tema en la agenda.
• Offset: compensar (compensación).  “The bank will offset deposits”. – El banco compensará los depósitos.
• To say a hairbrained:  dar una idea muy loca. “Some harebrained ideas have turned out to be extremely profitable.” – Algunas ideas descabelladas han resultado ser extremadamente rentables.
• Back to square one: empezar de 0. 
• Dashboard. Cuadro de mando.
• Stick to the agenda. Respetar en una reunión el orden de la agenda.
• To be caught between a rock and a hard place: estar en una situación muy difícil. 
• To be on the same page: estar de acuerdo. “are we on the same page about this?” – ¿estamos de acuerdo acerca de esto?

5. Dialogando

Algunos de los conceptos más útiles en inglés para hablar sobre todo lo que puede afectar a las interlocuciones en el transcurso del debate en una reunión de negocios son:

Phrasal verbs:

• Cut off: Interrumpir a alguien que está hablando. Ejemplo: «I’m sorry to cut you off, but we need to move on to the next topic.» – Siento interrumpirte, pero tenemos que pasar al siguiente tema.
• Get back to: Contestar. Ejemplo: “They got back to me with an answer a few days later.” – Me contestaron con una respuesta unos días después.
• Hash out: discutir y llegar a un acuerdo. Ejemplo: “If you could hash out the remaining points with her and send me the final agreement by Friday, that would be great.” – Si pudieras discutir los puntos restantes con ella y enviarme el acuerdo final antes del viernes, sería genial.

Frases útiles:

Para dar opiniones.

• I’m positive that / I have no doubt – Estoy Seguro / No n¡me cabe duda,
• I think / I believe / I feel / In my opinion / From my point of view… Pienso / creo/ me da la sensacion / en mi opinion / desde mi punto de vista.
• In my experience, … – En mi experiencia
• From my perspective, … – Desde mi perspectiva
• It seems to me that … -Me parece que…
• As far as I’m concerned, … – En lo que a mi respecta
• My view is that … – Mi vision es que
• If you ask me, … – Si me preguntas
• To my mind, … – Para mi…

Para pedir opiniones.

• What’s your take on this? – ¿Cuál es su opinión sobre esto?

• What do you think about that? – ¿Qué piensas sobre eso?
• Let’s hear from [name/person]. – Escuchemos a ()
• How do you feel about this? – ¿Qué piensas sobre esto?
• What do you think about this? – ¿Qué piensas sobre esto?
• Can I get your opinion on this? – ¿Puedo tener tu opinión sobre esto?
• Do you have any thoughts on this? – ¿Tienes alguna idea sobre esto?
• What’s your perspective on this? – ¿Cuál es tu perspectiva sobre esto?
• I’d love to hear your opinion on this. – Me encantaría conocer tu opinión al respecto.
• What’s your point of view on this? – ¿Cuál es tu punto de vista sobre esto?
• How would you approach this? – ¿Cómo abordarís esto?
• What’s your stance on this? – ¿Cuál es tu postura al respecto?

6. Responsabilidades

Los conceptos más útiles en inglés para hablar sobre la asignación y ejecución de tareas en una reunión de negocios son:

Phrasal verbs:

• Carry out: Llevar a cabo una tarea o acción. Ejemplo: «We need to carry out the action items from the last meeting before we can move forward.» – Necesitamos llevar a cabo los elementos de acción de la última reunión antes de poder avanzar.
• Draw up: Preparar algo oficial (escrito, contrato…). Ejemplo: “Now that we have agreed on the details, I’ll draw up the contract and send it to you tomorrow.” – Ahora que hemos acordado los detalles, redactaré el contrato y te lo enviaré mañana.
• Take on: Asumir una responsabilidad o tarea. Ejemplo: «I can take on the task of preparing the presentation for the next meeting.» – Puedo asumir la tarea de preparar la presentación para la próxima reunión».

Frases útiles:

Cuando nos ofrecemos o aceptamos una tarea

• «Consider it done.» – Considéralo hecho
• «I accept the task and will get started right away.» – Acepto la tarea y empezaré ya mismo.
• «I would be happy to take on this task.» -Me encantaría hacer esta tarea.
• «I’m available and eager to work on this task.» – Estoy disponible y dispuesto a trabajar en esta tarea.
• «I’m excited to take on this task and see it through to completion.» – Estoy emocionado por hacer esta tarea y verla completada.

• «I’m happy to help out with this task.» – Me alegra ayudar con esta tarea.
• «I’m ready and willing to take on this task.» – Estoy listo y deseando hacer esta tarea.
• «I’m up for the challenge.» – Estoy preparado para este desafío.
• «Sure, I can do that.» – Por supuesto, lo puedo hacer.
• «You can count on me to complete this task.» – Puedes contra conmigo para completar esta tarea.

• I’m on it: – Estoy en ello. 
• to do something by the book: cumplir las reglas. “This procedure must be done by the book” – Este procedimento se de debe hacer según las reglas.

Cuando solicitamos a alguien hacer una tarea:

• «Could you please take care of [task]?» – ¿Podrías por favor encargarte de esta tarea?
• «I need you to handle [task].» – Necesito que lleves esta tarea.
• «Would you be able to complete [task] for me?» – ¿Podrías completar esta tarea por mi…?
• «I’d like to assign [task] to you.» – Me gustaria asignarte esta tarea.
• «Can you take charge of [task]?» – Te puedes encargar de esta tarea?
• «It would be great if you could tackle [task].» – Estaria genial si pudieras afrontar esta tarea.
• «I’m counting on you to [task].» – Cuento contigo para esta tarea.
• «Please take on [task].» – Por favor, encárgate de esta tarea.
• «I’d appreciate it if you could [task].» – Te agradecería si pudieras…
• «I need you to take care of [task] as soon as possible.» – Necesito que te encargues de esta tarea lo antes posible.

7. Cerrando

Y, llegado el momento de terminar la reunión, siempre será útil recordar algunas de estas expresiones.

Phrasal verbs:

• Hammer out: llegar a un acuerdo. Ejemplo: “Let’s hammer out the details so that we can move forward with the next phase of the agreement.”
• Wrap up: Concluir una reunión. Ejemplo: Before we wrap up, does anyone have any final thoughts or comments? – Antes de concluir, ¿alguien tiene algún comentario o pensamiento final?

Frases útiles:

• Thank you all for your time and contributions. – Gracias a todos por su tiempo y contribuciones.
• That concludes our meeting for today. – Eso concluye nuestra reunión de hoy.
• Thank you all for coming today. Let’s adjourn this meeting and reconvene next week. – Gracias a todos por venir hoy. Terminemos esta reunión y volvamos a reunirnos la próxima semana.
• That concludes our agenda for today. Thank you for your participation and input. – Con esto concluye nuestra agenda de hoy. Gracias por su participación y aporte.
• As we’ve covered everything on our agenda, I would like to bring this meeting to a close. – • Como hemos cubierto todo en nuestra agenda, me gustaría dar por finalizada esta reunión.
• Before we wrap up, I want to thank everyone for their contributions and remind you of our next meeting date. – • Antes de terminar, quiero agradecerles a todos por sus contribuciones y recordarles la fecha de nuestra próxima reunión.
• With that, I declare this meeting officially closed. Thank you all for your time and effort. – • Con eso, declaro oficialmente clausurada esta reunión. Gracias a todos por su tiempo y esfuerzo.

Un último apunte. Si manejas toda la información incluida en este artículo te aseguramos un gran éxito en el devenir de tu reunión de negocios en inglés. Que consigas o no tu objetivo además depende de tu habilidad comunicativa, negociadora y tu sentido común.

Como complemento a esta guía puedes también visitar nuestro webinar sobre el vocabulario en las reuniones de negocios.

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